POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

MORELOS & ASOCIADOS S.A.S

Fecha de entrada en vigencia: 02/01/2026
Última actualización: 02/01/2026
Versión: 1.0

1. INTRODUCCIÓN

MORELOS & ASOCIADOS S.A.S., en adelante “Morelos & Asociados”, reconoce la importancia de proteger la privacidad, confidencialidad y seguridad de la información que le sea suministrada por sus clientes, proveedores, aliados estratégicos, trabajadores, contratistas, visitantes y demás personas que establezcan una relación con la organización.

En desarrollo de sus actividades de inspección, consultoría marítima, servicios de survey, evaluación técnica, inspección de cargas y contenedores, certificación de trinca, cubicaje, elaboración de planos técnicos, asesoría en operaciones de carga e izaje y demás servicios relacionados con la industria marítima, portuaria y logística, Morelos & Asociados puede recibir y tratar información de carácter personal, comercial, operativo, técnico y contractual.

Por esta razón, la presente Política establece los criterios, principios y procedimientos mediante los cuales Morelos & Asociados realiza el tratamiento de los datos personales y protege la información confidencial que se encuentre bajo su custodia o control.

La presente Política se adopta en cumplimiento de la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales y, particularmente, de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: MORELOS & ASOCIADOS S.A.S.
Nombre comercial: Morelos & Asociados S.A.S.
NIT: 901.438.331-2
Domicilio: Cartagena, Bolívar – Colombia, Cra. 56 #7c-39, Bloc Port local 40
Correo electrónico para asuntos relacionados con datos personales: gerencia@morelosasociados.com
Teléfono: +57 3213909779 o +57 3002000114
Sitio web: https://morelosasociados.com/

Para efectos de esta Política, Morelos & Asociados actuará como responsable del tratamiento de los datos personales cuando determine las finalidades y medios para su tratamiento, de acuerdo con la legislación aplicable.

Cuando Morelos & Asociados trate información por cuenta de un cliente u otra organización y bajo sus instrucciones, podrá actuar como encargado del tratamiento, de acuerdo con la naturaleza de la relación contractual correspondiente.

3. OBJETO

La presente Política tiene como objeto establecer los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, protección y eventual eliminación de los datos personales tratados por Morelos & Asociados.

Asimismo, establece las medidas y compromisos orientados a preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información técnica, comercial, operativa y contractual a la que la organización tenga acceso en desarrollo de sus actividades profesionales.

4. ALCANCE

Esta Política aplica a:

Clientes actuales, potenciales y anteriores.
Armadores, propietarios, fletadores y operadores de buques.
Operadores portuarios y empresas logísticas.
Aseguradoras, corredores y ajustadores.
Proveedores y contratistas.
Aliados estratégicos y corresponsales.
Personas que soliciten información sobre los servicios de Morelos & Asociados.
Personas que utilicen los formularios disponibles en el sitio web.
Trabajadores y colaboradores, cuando corresponda.
Personas naturales cuyos datos sean suministrados legítimamente a Morelos & Asociados.
Información confidencial recibida de clientes, proveedores, aliados y demás terceros.

La Política aplica a la información almacenada en medios físicos, digitales, electrónicos, sistemas de información, correos electrónicos, documentos, informes, fotografías, registros técnicos y demás medios utilizados por la organización.

5. MARCO NORMATIVO

El tratamiento de datos personales realizado por Morelos & Asociados se desarrollará de acuerdo con la legislación colombiana aplicable, incluyendo, entre otras:

Constitución Política de Colombia, especialmente el artículo 15.
Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto 1074 de 2015, en las disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales.
Las normas, decretos, circulares y demás disposiciones emitidas por las autoridades competentes en materia de protección de datos personales.
Las demás normas que modifiquen, complementen, reglamenten o sustituyan las anteriores.

El marco regulatorio aplicable podrá actualizarse de acuerdo con las modificaciones normativas que sean expedidas por las autoridades competentes.

6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Morelos & Asociados aplicará los principios establecidos en la legislación colombiana y, particularmente, los siguientes:

6.1. Legalidad

El tratamiento de datos personales se realizará conforme a la legislación aplicable y dentro de los límites establecidos por esta.

6.2. Finalidad

Los datos personales serán tratados para finalidades legítimas, determinadas y previamente informadas al titular cuando así corresponda.

6.3. Libertad

El tratamiento de datos personales se realizará con autorización del titular cuando esta sea requerida, salvo las excepciones previstas en la legislación.

6.4. Veracidad o calidad

Morelos & Asociados procurará que la información tratada sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.

6.5. Transparencia

Los titulares podrán solicitar información sobre el tratamiento que se realiza de sus datos personales, de acuerdo con las condiciones establecidas por la legislación aplicable.

6.6. Acceso y circulación restringida

Los datos personales serán tratados únicamente por personas autorizadas y para las finalidades correspondientes.

6.7. Seguridad

Morelos & Asociados adoptará medidas razonables de carácter administrativo, técnico y organizacional destinadas a proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido o divulgación no autorizada.

6.8. Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento de información personal o confidencial deberán mantener la reserva correspondiente, incluso después de finalizar su relación con Morelos & Asociados cuando así corresponda.

7. INFORMACIÓN QUE PUEDE SER RECOLECTADA

Dependiendo de la relación con Morelos & Asociados, podrán ser tratados diferentes tipos de información.

Entre ellos:

7.1. Datos de identificación

Nombre y apellidos.
Documento de identificación cuando sea necesario.
Cargo o posición.
Empresa u organización a la que pertenece.

7.2. Datos de contacto

Dirección de correo electrónico.
Número telefónico.
Dirección física.
Ciudad y país.
Información suministrada mediante formularios de contacto.

7.3. Información comercial y contractual

Empresa y actividad económica.
Información relacionada con solicitudes de servicios.
Información necesaria para cotizaciones.
Información relacionada con órdenes de servicio.
Información contractual y administrativa.

7.4. Información técnica y operacional

Dependiendo del servicio contratado, Morelos & Asociados podrá recibir o generar información relacionada con:

Buques.
Cargas.
Contenedores.
Operaciones portuarias.
Cantidades y mediciones.
Combustibles.
Inspecciones.
Fotografías.
Informes técnicos.
Planos.
Documentación de transporte.
Documentación de carga.
Información relacionada con siniestros, daños o reclamaciones.
Información operacional suministrada por clientes o terceros.

Esta información podrá estar sujeta a obligaciones contractuales de confidencialidad adicionales.

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades, según corresponda:

Atender solicitudes de información realizadas a través del sitio web, correo electrónico, teléfono u otros canales.
Contactar a clientes actuales o potenciales.
Elaborar y enviar cotizaciones.
Gestionar solicitudes de servicios de inspección, consultoría y asistencia técnica.
Coordinar actividades relacionadas con operaciones marítimas y portuarias.
Gestionar relaciones comerciales y contractuales.
Ejecutar contratos y órdenes de servicio.
Emitir facturas, cuentas de cobro y demás documentos administrativos.
Mantener registros comerciales y administrativos.
Gestionar proveedores, contratistas y aliados estratégicos.
Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y administrativas.
Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas o reclamos.
Realizar actividades de control y seguridad de la información.
Mantener comunicaciones relacionadas con los servicios contratados.
Enviar información comercial cuando exista autorización o fundamento legal para ello.
Gestionar procesos de selección y contratación, cuando corresponda.
Mantener registros históricos necesarios para la operación y defensa de los intereses legítimos de la organización.
Prevenir fraude, suplantación, uso indebido de información y otros riesgos de seguridad.

Morelos & Asociados no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con aquellas para las cuales fueron recolectados, salvo que exista una base legal que permita dicho tratamiento.

9. DATOS PERSONALES SENSIBLES

Morelos & Asociados evitará recolectar y tratar datos personales sensibles salvo cuando exista una finalidad legítima y se cumplan los requisitos establecidos por la legislación aplicable.

Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar información sensible, se aplicarán las medidas y garantías previstas por la normativa colombiana.

El suministro de datos sensibles por parte del titular será voluntario cuando la legislación así lo establezca.

10. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

Cuando sea legalmente necesario, Morelos & Asociados solicitará al titular la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales.

La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos, telefónicos o cualquier otro mecanismo que permita demostrar razonablemente que el titular otorgó su consentimiento.

El titular podrá retirar su autorización en los casos en que ello sea procedente, sin perjuicio de las obligaciones legales o contractuales que puedan requerir la conservación de determinada información.

11. TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN RECIBIDA DE CLIENTES

En el desarrollo de sus servicios profesionales, Morelos & Asociados puede recibir información proporcionada directamente por sus clientes o por terceros autorizados por estos.

Esta información puede incluir documentos, fotografías, informes, planos, datos de carga, documentación de transporte, información de buques, información operacional, registros de inspección y otros documentos técnicos.

Morelos & Asociados utilizará dicha información únicamente para las finalidades relacionadas con la prestación del servicio, el cumplimiento de las obligaciones contractuales y las demás finalidades legítimas que correspondan.

Cuando la información pertenezca al cliente o a un tercero, Morelos & Asociados respetará las restricciones de uso y confidencialidad acordadas contractualmente.

12. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Morelos & Asociados reconoce que la información obtenida durante la prestación de servicios de inspección, consultoría y asistencia técnica puede tener carácter confidencial y comercialmente sensible.

En consecuencia, la organización procurará mantener bajo estricta reserva, entre otros:

Informes técnicos.
Resultados de inspecciones.
Fotografías y evidencias.
Planos técnicos.
Información relacionada con buques.
Información relacionada con cargas.
Información sobre operaciones portuarias.
Cantidades, mediciones y resultados de surveys.
Información de combustible.
Información de siniestros y reclamaciones.
Información comercial.
Tarifas y cotizaciones.
Información contractual.
Información suministrada por clientes y aliados.
Información que haya sido expresamente identificada como confidencial.

La información confidencial no será divulgada a terceros no autorizados, salvo cuando:

a) El cliente o titular de la información lo haya autorizado.

b) Sea necesario para ejecutar el servicio contratado y exista autorización o fundamento contractual para ello.

c) La divulgación sea requerida por una autoridad competente.

d) Exista una obligación legal de suministrarla.

e) Sea necesaria para ejercer o defender derechos en procesos judiciales, administrativos, arbitrales o de reclamación.

13. INFORMACIÓN TÉCNICA Y PROPIEDAD INTELECTUAL

Los documentos, informes, planos, metodologías, cálculos, fotografías, bases de datos, formatos y demás productos desarrollados por Morelos & Asociados estarán sujetos a los derechos de propiedad intelectual y a las condiciones contractuales aplicables.

La entrega de un informe o documento técnico a un cliente no implica necesariamente la transferencia de derechos de propiedad intelectual sobre las metodologías, herramientas, formatos o conocimientos utilizados para su elaboración, salvo que exista un acuerdo escrito que establezca lo contrario.

Los clientes y terceros deberán respetar las condiciones de uso establecidas para los documentos entregados.

14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Morelos & Asociados implementará medidas razonables y proporcionales orientadas a proteger la información bajo su responsabilidad.

Estas medidas podrán incluir, según corresponda:

Control de acceso a sistemas y documentos.
Gestión de usuarios y contraseñas.
Restricción de acceso según funciones y responsabilidades.
Protección de equipos y dispositivos.
Copias de seguridad.
Protección contra software malicioso.
Actualización de sistemas.
Medidas de seguridad para comunicaciones electrónicas.
Protección de documentos físicos.
Procedimientos internos para manejo de información.
Capacitación y sensibilización de colaboradores.
Gestión de incidentes de seguridad.
Eliminación o disposición segura de información cuando corresponda.

Las medidas de seguridad serán revisadas y actualizadas de acuerdo con las necesidades de la organización, la naturaleza de la información y los riesgos identificados.

15. INFORMACIÓN RECIBIDA A TRAVÉS DEL SITIO WEB

Cuando una persona utiliza los formularios disponibles en el sitio web de Morelos & Asociados, podrá suministrar información como nombre, correo electrónico, teléfono y contenido de su solicitud.

Esta información será utilizada principalmente para:

Responder solicitudes.
Contactar al solicitante.
Preparar cotizaciones.
Proporcionar información sobre servicios.
Atender requerimientos comerciales o técnicos.
Dar seguimiento a solicitudes realizadas.

Morelos & Asociados no venderá ni comercializará los datos personales obtenidos a través del sitio web.

La información podrá ser almacenada en los sistemas tecnológicos utilizados por Morelos & Asociados o por proveedores tecnológicos que presten servicios necesarios para el funcionamiento de la organización, siempre bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad correspondientes.

16. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio web de Morelos & Asociados podrá utilizar cookies u otras tecnologías similares para facilitar su funcionamiento, mejorar la experiencia del usuario, generar estadísticas de uso o proporcionar determinadas funcionalidades.

Las cookies podrán ser propias o de terceros, dependiendo de las herramientas utilizadas en el sitio web.

Cuando corresponda, el usuario podrá gestionar determinadas preferencias mediante la configuración de su navegador.

Morelos & Asociados podrá actualizar esta sección cuando incorpore nuevas herramientas de analítica, publicidad, seguridad, formularios u otros servicios de terceros.

17. TERCEROS Y PROVEEDORES DE SERVICIOS

Para desarrollar sus actividades, Morelos & Asociados podrá utilizar proveedores tecnológicos, administrativos, contables, legales, de comunicaciones, alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento u otros servicios especializados.

Cuando estos proveedores tengan acceso a información personal o confidencial, Morelos & Asociados procurará establecer las obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento correspondientes, de acuerdo con la naturaleza de la información y la legislación aplicable.

18. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Los datos personales podrán ser transmitidos o transferidos a terceros cuando ello sea necesario para la prestación de servicios, el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales, la utilización de proveedores especializados o el desarrollo legítimo de las actividades de Morelos & Asociados.

Cuando la transferencia o transmisión implique información protegida por la legislación colombiana, se aplicarán las condiciones y garantías exigidas por la normativa correspondiente.

Debido a la naturaleza internacional de las actividades marítimas y portuarias, determinada información relacionada con operaciones, clientes, buques, cargas o servicios podrá involucrar partes ubicadas fuera de Colombia. En estos casos se aplicarán las obligaciones legales y contractuales correspondientes.

19. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con la legislación colombiana aplicable, los titulares de datos personales podrán ejercer, entre otros, los siguientes derechos:

Conocer los datos personales que sean objeto de tratamiento.
Solicitar la actualización de sus datos.
Solicitar la rectificación de información incorrecta, incompleta o desactualizada.
Solicitar información sobre el uso dado a sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando corresponda.
Presentar consultas y reclamos.
Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
Revocar la autorización para el tratamiento cuando sea procedente.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado sus derechos.

Estos derechos se ejercerán de acuerdo con las excepciones, requisitos y procedimientos establecidos por la legislación aplicable.

20. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares o sus representantes podrán presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales mediante los canales establecidos por Morelos & Asociados.

La solicitud deberá contener, como mínimo:

Nombre completo del titular.
Documento o medio que permita identificarlo.
Descripción clara de la solicitud.
Información de contacto para recibir respuesta.
Documentos que soporten la solicitud, cuando sean necesarios.

Las solicitudes deberán enviarse a:

Correo electrónico: gerencia@morelosasociados.com

Asunto sugerido: Solicitud de protección de datos personales

Morelos & Asociados atenderá las consultas y reclamos dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

Cuando la solicitud sea presentada por un representante, podrán requerirse los documentos que acrediten dicha representación.

21. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Morelos & Asociados conservará los datos personales y la información confidencial durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales, contractuales, contables, administrativas o ejercer y defender derechos.

Una vez finalizado el período de conservación aplicable, la información podrá ser eliminada, anonimizada, archivada o sometida a las medidas correspondientes, de acuerdo con las obligaciones legales y las políticas internas de conservación documental.

22. INCIDENTES DE SEGURIDAD

Morelos & Asociados adoptará procedimientos razonables para identificar, gestionar y mitigar incidentes que puedan comprometer la seguridad de la información.

Cuando se presente un incidente que pueda afectar datos personales, la organización evaluará su naturaleza, alcance y posibles consecuencias y adoptará las medidas correspondientes de acuerdo con la legislación aplicable y sus procedimientos internos.

Cuando legalmente corresponda, se realizarán las notificaciones respectivas a las autoridades competentes y/o a los titulares afectados.

23. RESPONSABILIDADES DE LOS COLABORADORES

Las personas que tengan acceso a información personal, técnica, comercial u operacional de Morelos & Asociados deberán:

Utilizar la información únicamente para fines autorizados.
Proteger las credenciales de acceso.
Evitar compartir información con personas no autorizadas.
Mantener la confidencialidad de la información.
Informar oportunamente cualquier incidente o sospecha de acceso no autorizado.
Cumplir los procedimientos internos de seguridad de la información.
Evitar almacenar información confidencial en medios no autorizados.

Las obligaciones de confidencialidad podrán mantenerse después de terminada la relación laboral, contractual o comercial cuando así corresponda.

24. INFORMACIÓN DE MENORES DE EDAD

Morelos & Asociados no tiene como finalidad la recolección de datos personales de menores de edad.

En caso de que excepcionalmente resulte necesario tratar información de un menor, se aplicarán las garantías y requisitos establecidos por la legislación colombiana, priorizando en todo momento la protección de sus derechos fundamentales.

25. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

Morelos & Asociados podrá modificar o actualizar esta Política cuando resulte necesario para adaptarla a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, organizacionales o relacionados con sus actividades.

La versión vigente será publicada en el sitio web de la organización.

Cuando corresponda, se informará a los titulares sobre modificaciones relevantes mediante los mecanismos legalmente aplicables.

26. VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia a partir de la fecha indicada en la parte inicial del documento y permanecerá vigente mientras Morelos & Asociados realice actividades que impliquen tratamiento de datos personales o manejo de información confidencial.

Fecha de entrada en vigencia: 02/01/2026

Última actualización: 02/01/2026

Versión: 1.0

27. CONTACTO

Para consultas, solicitudes, reclamos o inquietudes relacionadas con esta Política, el tratamiento de datos personales o la confidencialidad de la información, los interesados podrán comunicarse con Morelos & Asociados mediante:

Morelos & Asociados
Correo electrónico: gerencia@morelosasociados.com
Teléfono: +57 3213909779 o +57 3002000114
Domicilio: Cartagena, Bolívar – Colombia, Cra. 56 #7c-39, Bloc Port local 40
Sitio web: https://morelosasociados.com/

Morelos & Asociados
Precisión técnica, confiabilidad y compromiso con la información de nuestros clientes y aliados.